«Nuestro programa no se conecta con nada»

Es la respuesta más común cuando pregunto si su programa de gestión se deja conectar desde fuera: «ese programa no se conecta con nada».

Casi siempre significa otra cosa. Significa «nadie me lo ha explicado nunca», o «el que nos lo vendió dijo que no», o sencillamente «no lo sé». Y esas tres respuestas son muy distintas de un no.

Un programa que guarda datos tiene que poder sacarlos de alguna forma. Si de verdad no hubiera ninguna, no podrías ni hacer una copia de seguridad.

Estas son las cinco puertas, de la mejor a la peor.

1. API documentada

La buena. El fabricante publica cómo se conecta, hay ejemplos y una dirección donde preguntar. Odoo, Holded, Sage en sus versiones nuevas, SAP Business One.

Con esto, conectarse es cuestión de días. Lo único que hay que pedir es un usuario específico para el sistema —nunca el de una persona— con permiso sólo para lo que necesita.

2. API sin documentar

La tiene, pero nadie la ha escrito. Suele pasar con programas de nicho o con desarrollos a medida de hace años.

Se resuelve igual, sólo que hay que averiguarla primero. Multiplica el trabajo por dos o por tres, y por eso a mí me sube el presupuesto. No es imposible: es más lento.

3. Importación y exportación por fichero

Aquí está la mayoría de los casos que en la empresa se dan por perdidos. Casi todos los programas de gestión pueden importar un CSV o un Excel, porque es como migraron los datos el día que lo instalaron.

Si el programa puede tragarse un fichero, se puede automatizar. El sistema deja el archivo en una carpeta y el programa lo carga, solo o con un clic.

No es tan elegante como una API y tiene una pega real: no hay respuesta inmediata. No sabes si ha entrado bien hasta que compruebas. Eso obliga a montar una verificación aparte, y ese es el trabajo extra que se paga.

Pero funciona. Y funciona con programas de 1998.

4. Base de datos accesible

Si el programa está instalado en un servidor vuestro, los datos están en una base de datos a la que se puede llegar.

Leer de ahí es razonable. Escribir, casi nunca. Un ERP hace muchas cosas al guardar un pedido —actualiza stock, genera apuntes, dispara avisos— y si escribes directamente en las tablas te saltas todo eso y corrompes los datos en silencio.

Mi norma: leer sí, escribir jamás sin bendición del fabricante.

5. La pantalla

El último recurso: un programa que rellena los campos como lo haría una persona.

Funciona y a veces es la única salida. Pero es frágil de verdad: cambia el programa de versión, se mueve un botón y el sistema deja de funcionar. Y falla de la peor manera, que es a medias.

Si alguien te ofrece esto como primera opción y no como último recurso, desconfía.

Lo que deberías preguntar

Antes de dar por cerrada la puerta, pregúntale a quien te lleva el programa tres cosas concretas:

1. ¿Tiene API o servicios web? Y si te dicen que sí, que te pasen la documentación.
2. ¿Qué formatos importa y desde dónde? CSV, Excel, XML, y si se carga desde un menú o desde una carpeta vigilada.
3. ¿Se puede crear un usuario con permisos limitados? Esta es la que te va a hacer falta en cualquiera de los cinco casos.

Si la respuesta a las tres es no, entonces sí tienes un problema. Pero no es un problema de automatización: es que estás atado a un proveedor que no te deja acceder a tus propios datos, y eso conviene saberlo aunque no automatices nada.

Y una cosa más

Fíjate en que ninguna de las cinco puertas dice nada de inteligencia artificial.

Eso es porque la IA es la parte fácil. Leer un pedido en PDF y sacar las líneas ya está resuelto. Lo que decide si un proyecto sale bien o se atasca es esto de aquí: si los datos pueden entrar y salir de donde tienen que hacerlo.

Cuando alguien me pregunta qué modelo uso, mi respuesta honesta es que ésa suele ser la decisión menos importante del proyecto.