Lo que no te voy a automatizar

Casi todo lo que se hace a mano en una empresa se puede automatizar. La pregunta interesante no es ésa: es cuáles conviene.

Hay procesos que salen carísimos de automatizar, que no aguantan el primer cambio o que sencillamente no molestaban a nadie. Reconocerlos antes de empezar es la parte más barata del trabajo, y la que más se salta la gente.

Éstos son los cinco casos en los que te voy a decir que no.

1. El que se hace cuatro veces al año

La aritmética es la aritmética. Un proceso que ocupa dos horas cada trimestre son ocho horas al año. Construir algo que lo haga solo cuesta bastante más que eso, y encima hay que mantenerlo.

Lo peor no es que no salga a cuenta el primer año: es que algo que sólo se ejecuta cuatro veces al año se rompe en silencio. Cambia un formato en enero y no te enteras hasta abril, cuando ya nadie se acuerda de cómo funcionaba aquello.

La regla es sencilla: si no se hace al menos una vez por semana, hay que mirarlo dos veces.

2. El que nadie sabe explicar

A veces preguntas cómo se decide algo y la respuesta es: «depende». Depende del cliente, de cómo venga, de si es de los de siempre, de lo que diga Manolo.

Eso no significa que no se pueda automatizar. Significa que antes hay que averiguar la regla, y averiguarla es a menudo el trabajo entero. Muchas veces resulta que Manolo lleva doce años aplicando un criterio buenísimo que nunca ha escrito nadie.

Ahí lo honesto es decirlo: la primera fase no es construir nada, es sentarse a escribir las reglas. Y a veces, cuando están escritas, la empresa descubre que la mitad del problema era que cada uno hacía una cosa distinta, y ya no hace falta lo demás.

3. El que está a punto de cambiar

Si vas a cambiar de ERP el año que viene, si el proveedor que manda el 80 % de los albaranes está renegociando el contrato, si el departamento se reorganiza en enero: espera.

Automatizar un proceso es escribir con mucho detalle cómo funciona hoy. Si hoy tiene fecha de caducidad, estás pagando por un retrato.

Esto no quiere decir esperar a que todo esté quieto, porque nunca lo está. Quiere decir no construir encima de lo que ya sabes que se va a mover.

4. El que le quita la cara al negocio

Hay cosas que se pueden automatizar perfectamente y no conviene.

Contestar a un cliente que se queja. Llamar al proveedor cuando hay un problema gordo. Dar una mala noticia. Técnicamente son texto que entra y texto que sale, y saldría bien casi siempre.

El problema es el casi. El día que salga mal, sale mal en el peor momento posible, delante de la persona más enfadada y con la relación más frágil. La relación con un cliente descontento vale mucho más de lo que ahorras, y no se recupera con una disculpa automática.

Automatiza todo lo que rodea esa conversación —tener los datos delante, el histórico, lo que se le prometió, el borrador preparado— y ten la conversación tú.

5. El que ya funciona bien

Éste es el más difícil de decir en voz alta porque es el que suena a menos trabajo para mí.

Si tenéis un proceso que hace una persona en veinte minutos al día, que no da errores, que no retrasa a nadie y que a ella no le molesta hacer, no hay ningún problema que resolver. Automatizarlo cambia veinte minutos de trabajo tranquilo por un sistema más que mantener.

La señal de que merece la pena no es que algo se haga a mano. Es que duela: que se acumule, que se pase de fecha, que se cometan errores, que haya que hacer horas, que nadie quiera esa tarea, que no se pueda crecer sin contratar a otra persona para lo mismo.

Si no duele, déjalo estar.

Por qué te cuento esto

Porque es lo mismo que voy a hacer cuando hablemos.

Si tu caso entra en alguno de estos cinco, te lo voy a decir, y probablemente me quede sin el encargo. Es más barato para los dos que descubrirlo en el mes tres.

Y porque el mejor filtro para elegir a quién le encargas esto es muy simple: la primera persona que te diga que algo tuyo no merece la pena automatizar es la que está mirando por tu cuenta y no por la suya.