Lo que cuesta de verdad teclear un pedido

Hay un gasto que no sale en ninguna cuenta de resultados y que en muchas empresas es de los tres más grandes: el tiempo que alguien pasa copiando información de un sitio a otro.

No aparece porque no tiene factura. Nadie emite un recibo por «pasar cuarenta pedidos del correo al programa». Está diluido dentro de un sueldo, y lo que no se mide no se discute.

Vamos a medirlo.

La cuenta

Coge un proceso cualquiera de los que se repiten en tu empresa y multiplica tres números:

veces al mes  ×  minutos cada vez  ×  coste de la hora
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                       60

El tercer número es el que la gente subestima. El coste de una hora no es el sueldo dividido entre las horas. Hay que sumarle la seguridad social, las vacaciones, el equipo, el local y el tiempo que esa persona no está produciendo. En una pyme española, una persona de administración que cobra 21.000 € brutos sale en torno a 22 € la hora real.

Con eso, un proceso de cuarenta veces al día a diez minutos cada una:

900 veces al mes × 10 minutos = 150 horas
150 horas × 22 € = 3.300 € al mes

Casi cuarenta mil euros al año en mover datos de una ventana a otra.

Ese número suele sorprender, y no porque sea exagerado, sino porque nunca se había calculado.

Lo que la cuenta se deja fuera

Y aun así, esa cifra se queda corta. Faltan tres cosas.

Los errores. Teclear a mano tiene una tasa de fallo que ronda el 1 %. Sobre novecientos pedidos son nueve equivocados al mes. Uno acabará en una entrega mal hecha, una llamada enfadada y un transporte pagado dos veces.

La cola. El trabajo no se hace según llega: se acumula. Si los pedidos entran toda la mañana y se meten a mediodía, hay cuatro horas en las que nadie sabe qué hay pendiente. En temporada alta eso no es una molestia: es la razón por la que un camión sale tarde.

El techo. Cuando llega la campaña y el volumen se triplica, esas ciento cincuenta horas se convierten en cuatrocientas. No hay margen: hay que contratar, formar a alguien a mitad de temporada y rezar. El coste de ese pico no se mide en horas, se mide en ansiedad.

Por qué nadie lo arregla

Porque cada caso individual es pequeño. Diez minutos no le arruinan el día a nadie. El problema sólo existe cuando lo multiplicas, y multiplicarlo requiere sentarse a hacer una cuenta que nadie tiene encargada.

Y porque hay una idea muy extendida de que arreglarlo es carísimo. Lo era. Hace cinco años, leer un pedido en PDF con el formato particular de cada cliente era un proyecto de meses. Hoy no.

Cuándo merece la pena y cuándo no

No todo lo que se puede automatizar debe automatizarse. La regla que yo uso:

Si el proceso cuesta menos de 300 € al mes, déjalo estar. Cualquier sistema tiene un coste de mantenimiento, y por debajo de esa cifra te sale más caro el remedio. Cincuenta facturas al mes no justifican nada.

Entre 300 y 1.000 €, depende de los errores. Si un fallo sólo cuesta rehacerlo, aguanta. Si un fallo se le nota al cliente, automatízalo.

Por encima de 1.000 € al mes, casi siempre sale a cuenta. Ahí el sistema se paga solo en meses, no en años.

Y un caso en el que digo que no aunque los números den: cuando el proceso no está claro ni siquiera para las personas que lo hacen. Si cada uno lo resuelve a su manera, automatizar no arregla el desorden, lo acelera. Primero se escribe cómo debería hacerse; después se automatiza.

Hazte la cuenta esta semana

No hace falta que llames a nadie. Coge el proceso que más te suene a esto, pregunta cuántas veces al día pasa y cuánto se tarda, y multiplica.

Si el número te parece pequeño, enhorabuena: tienes un problema menos de lo que creías.

Si te parece grande, ya sabes algo que ayer no sabías. Y eso, aunque no hagas nada más, vale el rato que has tardado en leer esto.